El presente proyecto aborda el estado de situación del Servicio de Estadística del Hospital Lucio Molas y se enmarca en la articulación del proyecto colaborativo de la materia “Taller de Gestión de la Comunicación Institucional” de la Licenciatura en Comunicación Social, que se dicta en la UNLPam y con el Hospital Lucio Molas. A través de este trabajo se intenta aportar a un análisis del Sector y se elaboraron un conjunto de propuestas para que sean consideradas por las autoridades de la institución.
Físicamente el Servicio de Estadísticas se encuentran divididos en 3 oficinas, “Archivos”, “Secretaría de Sala” y “Secretaría de Servicios”. La división física de las oficinas se debe a la realización de distintas tareas, como las de completar, registrar, distribuir y archivar historias clínicas.
En sector de Archivos hay 381.000 historias clínicas distribuidas en anaqueles y guardadas en cajas pero también están siendo cargadas de manera digital. La manera de trabajar se estructura en base a una determinada numeración de historias clínicas y cada una de las trabajadoras se ocupa de un rango numérico determinado a través de un cartel en cada estantería. Cada empleada puede tener a su cargo alrededor de 35.000 historias. También tienen una ventanilla de atención al público donde los pacientes pueden solicitar su historia clínica pero solo el médico está autorizado a recibirla.
Formación del personal.
Para trabajar en Estadística no existen requerimientos específicos que determinen un perfil para ocupar los cargos o realizar las tareas. La formación pareciera estar sujeta a la predisposición o interés del personal.
En conversaciones con algunas trabajadoras, transmitieron que finalizaron hace poco el colegio o lo están terminando ahora e incluso los profesores van a tomarles examen al hospital. Este aspecto destaca cierta predisposición a la formación, más aun proveniente de trabajadoras adultas y con familia a cargo.
Asimismo, no se pudo identificar iniciativas de capacitación laboral para el nuevo personal o para consolidar aquellos con mayor experiencia.
La manera de explicar en qué consiste el trabajo a realizar esta a cargo de las empleadas con más antigüedad. Esto se realiza de manera informal, verbalmente y acompañando al ingresante en las tareas correspondientes.
La formalización de la organización funcional es un punto a considerar en el corto plazo, dado que de no ser tenido en cuenta puede ser un factor de desorganización de las tareas
Aspectos relacionales del Servicio
Un primer acercamiento a las relaciones personales pareciera mostrar un ambiente de trabajo relajado, donde el compañerismo y la colaboración es cotidiana. La flexibilidad en cuanto a las tareas contribuiría a generar este clima, es decir, la posibilidad de reemplazo de tareas, el cambio de turno o recupero de horas aparecen como herramientas que flexibilizan la tarea, contempla las situaciones personales y permite un reconocimiento o revalorización al personal más comprometido.
La presencia física y habitual de la responsable del servicio pareciera facilitar o promover este cuadro relacional, fortalecido aún más por el respeto y reconocimiento hacia su persona por parte del personal a cargo.
En la medida en que accedimos a los restantes turnos (tarde) aparecieron nuevos elementos que indicarían cierta tensión entre los grupos de trabajo. Aparece claramente una diferencia entre los distintos espacios que no son solo diferencias edilicias sino de formas para organizar el trabajo y el trato entre trabajadores.
Los aspectos colaborativos parecen diluirse, cada trabajador realiza su tarea y responde exclusivamente a lo solicitado por personal de otros servicios.
Conclusiones preliminares
Valorización/reconocimiento del Servicio:
Este es un aspecto sobre el cual se debería trabajar. Los vínculos interpersonales pueden consolidarse positivamente si se genera un sentido de pertenencia del servicio. Entendemos que ese sentido está íntimamente relacionado con poner en valor las tareas y funciones del sector.
En el servicio, según la definición de estadística se debería recopilar, organizar, procesar, analizar e interpretar datos con el fin de deducir las características de una población objetivo.
Si bien se recopila la información, no hay una clara visión de qué hacer con todos esos datos obtenidos de las historias clínicas y transformarlo en algo útil para devolverlo a la comunidad.
La jerarquización de las tareas deberían traducirse en un salto en la formación/capacitación y en el reconocimiento y/o autorreconocimiento del sector para con la institución y la comunidad usuaria del servicio de salud.
Resulta indispensable generar los mecanismo de reconocimiento, es decir, de aportar al dialogo y a la construcción de sentido compartidos, de objetivos comunes, que fortalezcan la idea de colectivo o grupo de trabajo.
Formalización de Tareas/funciones:
Como se señaló con anterioridad la informalidad en la organización de las tareas fomenta la distribución práctica de las mismas, propiciando cierta flexibilidad en el trabajo pero potencialmente puede generar desorganización del sector. Esta desorganización puede agravarse por la ausencia o la rotación del personal e incrementa los llamados “costos de aprendizajes”.
La planificación del sector en funciones, tareas y responsabilidad podría ser un paso adelante en la jerarquización y consolidación del servicio.
A través de este análisis se ha identificado como uno de los problemas comunicacionales a resolver el escaso reconocimiento por parte de los trabajadores del Servicio de Estadística de la importancia del sector.
Esta propuesta implica la articulación diferentes actores a fin de optimizar el uso de recursos, capacidades instaladas, experiencias, entre otros. En este sentido entendemos indispensable, converger con la Universidad Nacional de La Pampa, con las distintas facultades, (Facultad de Cs. Exactas y Cs Naturales y Cs Humanas) y dependencias del Estado vinculadas a la salud pública. Esta articulación permitirá eficientizar el uso de recursos, profundizando acciones de colaboración e intercambio entre las distintas dependencias estatales.
Se han identificado recursos humanos capacitados, profesionales, que puedan aportar a la concreción de los objetivos y propuestas contemplados en este proyecto.
La existencia de un área de prensa y difusión del hospital en la cual participan pasantes de la carrera de Ciencias de la Comunicación, permitirá dar cuenta de todas estas iniciativas, su participación en este proyecto no solo fortalecerá el área, sino que posibilitara la difusión de lo planificado en este proyecto. La articulación contemplaría la cobertura audiovisual de las diferentes actividades a fin de generar distintas piezas comunicacionales de acuerdo a los lineamientos de la institución.
En este sentido se definieron los siguientes objetivos:
OBJETIVO GENERAL:
Profundizar la identificación con el área de estadística por parte de sus trabajadores durante el año 2018 en el Hospital Lucio Molas de Santa Rosa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
OE 1: Sensibilizar sobre la importancia de la estadística en el ámbito de la salud para el sector y directivos.
ACTIVIDAD 1:
Convocar a un taller de autodiagnóstico del Servicio.
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ACTIVIDAD 2:
Recopilar documentos sobre experiencias positivas en la gestión de datos estadísticos en la salud pública con el fin de socializarlas.
ACTIVIDAD 3:
Organizar una jornada a cargo de funcionarios del Ministerio de Salud sobre la importancia de las estadísticas en la definición de políticas públicas de salud.
OE 2: Elaborar un plan de capacitaciones para el personal del área de estadística a fin de optimizar su desempeño que aborde la temática de organización, gestión y manejo de información estadística.
ACTIVIDAD 1:
Identificar a los profesionales que dictarán las capacitaciones.
ACTIVIDAD 2:
Elaborar una propuesta de contenidos para el dictado de las capacitaciones.
ACTIVIDAD 3:
Certificar la actividad por parte del organismo correspondiente.
ACTIVIDAD 4:
Elaborar un material audiovisual informativo sobre la capacitación.
FORTALEZAS
La organización para realizar el trabajo es efectiva. Las historias clínicas son dadas en tiempo y forma.
Cuentan con un archivo organizado y un software para cargar la salida y entrada de las historias clínicas.
Los trabajadores dicen estar cómodos y tranquilos en sus puestos. Identificación con la tarea.
Grupo etario heterogéneo ( trabajadores con 30 años de antigüedad y otros con 1 o 2 años) dinamiza las relaciones de trabajo.
La jefa del servicio es accesible,solidaria y realiza las mismas tareas que el resto.
Flexibilidad en la organización de las guardias.
Intensa vinculación con otras áreas del hospital, tanto administrativas como médicas.
OPORTUNIDADES
Manejo de información de gran utilidad para delinear políticas públicas del Ministerio.
El servicio vincula los datos de los pacientes (de urgencias, ambulatorios, hospitalizados) con el Ministerio para la articulación de políticas públicas en salud.
Las historias clínicas se encuentran reglamentadas en la Ley 26.529 desde el 19 de noviembre del año 2009.
Interés de los directivos en mejorar las relaciones de trabajo.
DEBILIDADES
Jefatura del área central tiene poca predisposición al diálogo
Diferentes perspectivas para realizar el trabajo entre integrantes jóvenes del personal y empleados con larga trayectoria dentro del área
El uso del grupo de WhatsApp es inadecuado
La capacitación de las administrativas se hace de persona a persona cuando ingresan
Las reuniones son sólo informativas
La confección/redacción de las solicitudes médicas son poco claras generando obstáculos para la carga de las solicitudes
El sistema de control de datos cargados al sistema SIS es poco riguroso
AMENAZAS
La reubicación aleatoria de personal en el servicio.
Pérdida del historial por deficientes condiciones de archivo.
Inadecuado espacio para el archivo de las historias clínicas. (espacio físico, Instalaciones precarias, equipamiento).
